Waarom kost vergaderen zoveel energie op je werk?

De vergadering duurt vijftig minuten. Op papier ging het over een planning die verschuift en een klant die nog geen antwoord gaf. Wanneer je je laptop dichtklapt, lijkt er niets bijzonders gebeurd. Toch voel je je leeg. Alsof je de hele voormiddag iets zwaars hebt gedragen.

Waarom kost vergaderen zoveel energie, vraag je je misschien af. Je hebt toch gewoon geluisterd, een paar vragen gesteld en gezegd dat je een taak opneemt? Maar onderweg naar huis merk je dat je stiller bent dan anders. Je hebt minder geduld wanneer iemand iets vraagt. Misschien zeg je tegen je partner dat je even geen gesprek meer aankunt. Of je blijft juist doorgaan, ruimt de keuken op, beantwoordt nog berichten en merkt pas laat op de avond hoe moe je bent.

Die vermoeidheid gaat vaak niet alleen over het onderwerp van de vergadering. Ze gaat over alles wat er ondertussen van je gevraagd werd, zonder dat het letterlijk op de agenda stond.

Je zit aan tafel, maar je bent ook voortdurend aan het peilen

Iemand begint de vergadering gehaast. Een collega zucht nog voor het eerste punt besproken is. Je leidinggevende stelt een vraag met een scherpe ondertoon. Er valt een stilte nadat jij iets hebt gezegd.

Misschien gebeurt er dan iets kleins in je. Je gaat rechter zitten. Je zoekt sneller naar de juiste woorden. Je herhaalt in je hoofd wat je net wilde zeggen, nog voor de ander is uitgesproken. Je probeert in te schatten of je voorstel verstandig genoeg klinkt. Of je niet te direct bent. Of je niet te weinig initiatief neemt.

Soms zeg je niets, hoewel je wel degelijk een gedachte hebt. Niet omdat die gedachte onbelangrijk is, maar omdat het moment niet helemaal veilig voelt. Iemand anders praat al verder. De sfeer is gespannen. Je denkt: laat maar, dit hoeft nu niet. En ondertussen blijf je wel aandachtig. Je volgt de gezichten, de toon, wie wie onderbreekt en waar er iets niet wordt gezegd.

Na afloop kan iemand zeggen: “Dat was toch een goede vergadering?” En misschien knik je. Er was geen conflict. Er zijn afspraken gemaakt. Niemand heeft je openlijk tegengesproken. Toch blijft er iets in je hangen.

Je denkt terug aan één zin die je anders had willen formuleren. Aan die collega die kort reageerde. Aan het moment waarop er werd gevraagd wie extra werk kon opnemen en je al “ik kan wel kijken” hoorde zeggen voordat je wist of je daar ruimte voor had.

Als je verantwoordelijk wordt voor de sfeer

Voor sommige mensen is vergaderen vooral vermoeiend omdat ze niet alleen aanwezig zijn voor de inhoud. Ze zijn ook aanwezig voor de ruimte tussen de mensen.

Je voelt snel wanneer iemand zich ergert. Je merkt dat twee collega’s langs elkaar heen praten. Je ziet dat iemand stilvalt en je probeert die persoon misschien weer bij het gesprek te betrekken. Wanneer er spanning ontstaat, formuleer jij zachter. Je maakt een relativerende opmerking. Je zoekt naar een middenweg waar iedereen mee verder kan.

Dat kan er van buitenaf uitzien als betrokkenheid of diplomatie. En vaak is het dat ook. Alleen: het vraagt veel wanneer je niet goed meer kunt onderscheiden wat van jou is en wat je voor de groep probeert op te vangen.

Misschien herken je dat je na een overleg vooral denkt aan hoe de anderen erbij zaten. Of je iemand gekwetst hebt. Of je leidinggevende teleurgesteld was. Of je collega nu extra druk zal voelen door een beslissing waar jij mee instemde. Je eigen ervaring komt pas later. Soms pas wanneer je hoofdpijn krijgt, niet kunt kiezen wat je wilt eten of nergens meer zin in hebt.

Binnen Aceso noemen we deze beweging soms de Pleaser. Niet als etiket, maar als een manier waarop je jezelf probeert veilig te houden. Door de ander tegemoet te komen, de sfeer goed te houden of geen last te veroorzaken, blijft het contact voorspelbaar. Die beweging heeft je mogelijk veel gebracht. Op je werk word je er misschien om gewaardeerd.

Maar tijdens een vergadering kan ze maken dat je niet alleen jouw stoel bezet. Je draagt ook een stuk van de stoelen errond.

Waarom een online vergadering soms nog langer blijft hangen

Ook een videocall kan opvallend uitputtend zijn. Je zit thuis aan je eigen tafel, met koffie binnen handbereik. Je hoeft niet te pendelen. Toch klap je je laptop dicht met een vol hoofd.

Op het scherm zie je kleine vakjes. Je probeert tegelijk te volgen wie wil reageren, of je eigen camera goed staat en wanneer je kunt inpikken. Een korte vertraging maakt het lastig om aan te voelen of iemand klaar is met spreken. Je ziet soms slechts een gezicht, geen houding, geen voeten die naar de deur draaien, geen zijdelingse blik tussen twee mensen.

Misschien ga je daardoor nog harder opletten. Je wacht tot je helemaal zeker bent dat je mag spreken. Of je praat sneller dan je wilt, uit angst om iemand te onderbreken. Wanneer je camera aanstaat, blijf je bovendien jezelf zien. Je merkt hoe je kijkt terwijl je luistert. Je vraagt je af of je betrokken genoeg overkomt.

Na zo’n call loop je meteen door naar de volgende taak. Er is geen gang, geen lift, geen kort praatje onderweg. Het overleg stopt technisch gezien, maar iets in jou is nog niet mee gestopt. Je hebt tijd nodig om weer uit die houding van opletten te komen.

Het gaat niet altijd over te veel vergaderingen

Natuurlijk kan je agenda gewoon te vol staan. Drie overleggen na elkaar, zonder pauze, vragen iets anders dan één rustig teammoment. Een vergadering met een helder doel en mensen die elkaar ruimte geven, voelt ook anders dan een overleg waarin beslissingen vaag blijven of waarin je steeds je positie moet bewaken.

Maar soms blijft de vermoeidheid bestaan, zelfs wanneer de vergadering kort was en het onderwerp overzichtelijk. Dan is het misschien behulpzaam om niet alleen te kijken naar hoeveel tijd het kostte, maar naar hoeveel van jou er tegelijk aan het werk was.

Was je aan het luisteren naar de inhoud én aan het zoeken naar toestemming om iets te zeggen? Was je aan het meedenken én aan het bewaken dat niemand ontevreden werd? Was je het eens met een besluit, of zei je ja omdat je voelde dat het gesprek anders opnieuw zou beginnen?

Dat zijn geen verwijten aan jezelf. Het zijn kleine verschillen die vaak onzichtbaar blijven zolang je alleen concludeert dat je “niet goed tegen vergaderen kunt”. Misschien ben je niet moe van het zitten rond een tafel. Misschien ben je moe van het voortdurende aanpassen dat daar bijna vanzelf gebeurt.

Wanneer je pas na de vergadering merkt wat je vond

Er is een moment dat veel mensen kennen. Je bent al terug aan je bureau. Of je zit in de auto. Plots weet je precies wat je had willen zeggen.

Je denkt: daar ben ik eigenlijk niet mee akkoord. Die deadline is niet realistisch. Die opmerking was niet fair. Ik had niet nog een taak moeten aannemen.

Dat besef achteraf kan frustrerend zijn. Alsof je te laat bent. Alsof je tijdens het gesprek niet scherp genoeg was. Maar misschien was je niet afwezig of onbekwaam. Misschien was er tijdens de vergadering zoveel aandacht nodig voor de ander, voor de toon en voor wat er van je verwacht werd, dat je eigen antwoord pas ruimte krijgt wanneer het weer stil is.

Dat is een andere manier om naar die vermoeidheid te kijken. Niet als bewijs dat je zwak bent of dat je beter moet presteren. Eerder als een aanwijzing dat je in contact soms verder van jezelf wegraakt dan je op dat moment doorhebt.

Misschien hoef je daar na de volgende vergadering niets groots mee te doen. Alleen opmerken dat je moe bent, kan al iets preciezer worden. Niet: “Ik ben moe van al dat vergaderen.” Maar: “Ik heb vandaag heel hard geprobeerd om het voor iedereen goed te doen.” Of: “Ik wist tijdens dat overleg niet goed meer wat ik zelf vond.”

In die zinnen zit geen oplossing. Wel een begin van onderscheid. Jij bent niet de vergadering. En je hoeft ook niet alles te dragen wat er in een vergadering voelbaar wordt.

Als dit herkenbaar is, sluit het artikel in het kenniscentrum over bij jezelf blijven onder spanning hier mooi op aan. Soms begint ruimte niet met minder doen, maar met iets nauwkeuriger zien wat je onderweg naar jezelf kwijtgeraakt bent.